نحوه نوشتن ایمیل انگلیسی به استاد خارجی برای پذیرش + نمونه
ارسال ایمیل به اساتید خارجی یکی از مهمترین مراحل اپلای تحصیلی است. دریافت توصیه‌نامه از یک استاد معتبر در دانشگاه مقصد، در مقطع کارشناسی ارشد و دکتری، یکی از شروط اصلی برای ورود به برنامه‌های تحصیلی و پژوهشی است. برای این کار، باید با ارسال سوابق تحصیلی و پژوهشی به یک استاد خارجی او را برای همکاری در زمینه پژوهش متقاعد کنید. اما نحوه نوشتن ایمیل انگلیسی به استاد خارجی برای پذیرش چگونه است؟ آیا این کار اصول و مراحل خاصی دارد؟ برای ارسال ایمیل نیاز به آموزش زبان انگلیسی در کلاس داریم؟ برای پاسخ به تمام این سوالات، با این مطلب همراه باشید.
چگونه ایمیل انگلیسی به استاد خارجی برای پذیرش بنویسیم؟
برای دریافت توصیه‌نامه از اساتید معتبر باید ابتدا با ارسال ایمیل با آن‌ها ارتباط برقرار کنید. پس از جلب نظر استاد، احتمالا او از شما بخواهد که یک جلسه مصاحبه دو نفره نیز داشته باشید. بنابراین، در مرحله ارتباط اولیه با استاد نه تنها باید مهارت Writing خوبی داشته باشید، بلکه باید با شرکت در کلاس مکالمه زبان انگلیسی و روش‌های دیگر، مهارت Speaking خود را هم تقویت کنید. برای ارسال یک ایمیل خوب و نتیجه بخش، حتما مراحل زیر را رعایت کنید.
۱- به دنبال اساتید فعال در حوزه پژوهشی خود باشید
ارسال صدها ایمیل به تمام اساتید رشته خودتان علاوه بر اینکه وقت و انرژی زیادی از شما می‌گیرد، چندان نتیجه‌بخش هم نیست. برای تحصیل در مقطع کارشناسی ارشد و دکتری باید حوزه پژوهشی مشخصی داشته باشید.
در سایت دانشگاه‌های مورد نظر یا شبکه‌های کاری همچون لینکدین جست و جو کنید و اساتیدی را بیابید که حوزه کاری آن‌ها به موضوع شما مربوط است. به عنوان مثال اگر در حوزه تدریس فعالیت دارید و دوره تربیت مدرس سفیر یا موسسات دیگر را گذرانده‌اید، باید به دنبال اساتیدی باشید که در زمینه‌های آموزش زبان و ادبیات انگلیسی تخصص دارند.
مکاتبه با اساتید مرتبط یا ایمیل انگلیسی به استاد خارجی برای پذیرش حتی اگر در نهایت به توافق هم نرسید، می‌تواند منجر به یافتن ایده‌های بهتر و معرفی اساتید دیگر شود. برای یافتن این اساتید کافی است وارد سایت رسمی دانشگاه شوید و دانشکده و رشته مورد نظر خود را بیابید. از بخش Professors می‌توانید به پروفایل اساتید دسترسی پیدا کنید و پس از بررسی سوابق کاری، با آن‌ها ارتباط بگیرید.
۲- ایمیل را با رعایت بخش‌های اصلی آن بنویسید
مهمترین بخش در نوشتن ایمیل انگلیسی به استاد خارجی برای پذیرش ، نحوه نوشتن ایمیل است. متن شما باید کوتاه و در عین حال، شامل تمام نکاتی باشد که یک استاد برای تصمیم‌گیری به آن نیاز دارد. در یک ایمیل خوب، حتما باید موارد زیر را ذکر کنید:
● موضوع ایمیل را بنویسید؛ باید برای طرف مقابل خود مشخص کنید که به چه منظوری ایمیل ارسال کرده‌اید. در بخش موضوع، با یک عبارت کوتاه به علت ارسال ایمیل اشاره کنید. مثلا، درخواست اپلای برای مقطع کارشناسی ارشد پژوهش محور زیر نظر استاد … در دانشگاه …
● خودتان را کامل معرفی کنید؛ این معرفی باید شامل اسم و فامیل، دانشگاه محل تحصیل، ترم تحصیلی و سن دانشجو باشد. به عنوان مثال، من … دانشجوی ترم پنجم کارشناسی … از دانشگاه … هستم و ۲۴ سال سن دارم.
● به صورت کوتاه و مقدماتی به موضوع کار خود اشاره کنید؛ نیازی نیست در بخش مقدمه سوابق پژوهشی را به طور کامل شرح دهید. کافیست به این موضوع اشاره کنید که به کدام حوزه پژوهشی علاقه دارید و می‌خواهید در این حوزه با استاد مورد نظر همکاری داشته باشید.
● در بخش اصلی متن، توضیحات کوتاهی درباره سوابق و تجربیات خود بدهید؛ توضیحات غیرمرتبط را رها کنید، حتی اگر تنها چند ماه روی موضوع اصلی کار کرده‌اید، تنها به همان اشاره کنید. همچنین می‌توانید به امتیازات تحصیلی و پژوهشی خود اشاره‌ای کوتاه داشته باشید. متن اصلی نباید بیشتر از ۳۰۰ کلمه باشد.
ا ایمیل را با تشکر و امید به همکاری به پایان برسانید؛ این بخش باید حداکثر یک خط و خالی از هرگونه تملق و زیاده‌گویی باشد.
در صورتی که سوابق پژوهشی پرباری دارید، نیازی نیست تمام آن را در متن ایمیل بگنجانید. بهتر است به جای این کار، یک فایل رزومه برای خود بسازید و به صورت منظم به تمام سوابق خود اشاره کنید.
font.com
۳- در زمان مناسب ایمیل خود را ارسال کنید
فراتر از نحوه نوشتن ایمیل انگلیسی به استاد خارجی برای پذیرش، اینکه چه زمانی ایمیل را ارسال کنیم، در نتیجه نهایی بسیار مهم است. ایمیل را در روز و ساعت کاری کشور مقصد ارسال کنید. ساعات آغازین روز کاری بهترین زمان برای ارسال ایمیل هستند.
همچنین ددلاین دانشگاه مقصد را در نظر داشته باشید. به عنوان مثال اگر دانشگاه در ماه جولای درخواست‌های ترم جدید را بررسی می‌کند، شما باید ۲ الی ۳ ماه قبل یعنی از ماه مارس تا آپریل با استاد مورد نظر ارتباط بگیرید. هرچه زودتر ارتباط با استاد را شروع کنید، آشنایی بیشتری با روند کاری او خواهید داشت و فرآیند اپلای برایتان آسان‌تر خواهد شد.
۴- پیگیر پاسخ استاد باشید
با ارسال ایمیل کار به پایان نمی‌رسد؛ باید پیگیر پاسخ استاد باشید. اگر بیش از ۲ هفته از ارسال اولین ایمیل می‌گذرد و پاسخی دریافت نکرده‌اید ایمیل دوم را ارسال کنید و از استاد بخواهید نظر نهایی خود را اعلام کند. همچنین می‌توانید از ابزارهایی همچون Email Tracker استفاده کنید تا مطمئن شوید که استاد ایمیل شما را دیده‌است. حتی در صورت رد درخواست، از استاد بخواهید دلیل عدم پذیرش را به شما اعلام کند و اگر پیشنهادی برای اپلای دارد در اختیارتان بگذارد.
نمونه متن ایمیل برای استاد خارجی
یکی از کارهایی که به ما کمک می‌کند نحوه نوشتن ایمیل انگلیسی به استاد خارجی برای پذیرش را یاد بگیریم، این است که نمونه‌هایی از ایمیل‌های دیگران را ببینیم. برای این کار می‌توانید عبارت «sample email to professor for master admission» را برای مشاهده نمونه ایمیل‌های کارشناسی ارشد و عبارت «sample email to professor for phd admission» را برای مقطع دکتری در گوگل جست و جو کنید.
متن زیر یک نمونه خوب برای درخواست همکاری پژوهشی با یک استاد خارجی است:
Subject: Possible undergraduate research opportunities
Dear Dr. Professor (name)
I am a (year, major) at (university) and I am writing to ask about opportunities for undergraduate research in your lab beginning (time period). I have conducted undergraduate research on (topic) with (names) in (program or class). (Expression of interest in the topic).
I would like to continue a path of research on (topic) and would ultimately allow me to (career goal). I am especially interested in your previous work on(describe a paper or talk). I have attached my CV and unofficial transcript to this email, but if there is additional information that I have not included that you would like, I would be happy to provide it to you. Thank you for your consideration. Sincerely,
Thank you for your consideration. Sincerely»
نمونه ایمیل انگلیسی به استاد برای پذیرش دکتری
scribd.com
دوره زبان انگلیسی برای ارسال ایمیل به استاد خارجی
اگرچه با جست و جو در اینترنت می‌توانید متن‌های آماده زیادی برای ارسال ایمیل بیابید، اما هیچکدام نمی‌توانند به اندازه ایمیلی که خودتان به صورت اختصاصی نوشته‌اید موثر باشند. به علاوه، آموزش زبان انگلیسی به شما کمک می‌کند در مراحل بعدی پذیرش از جمله مصاحبه و ارسال درخواست به دانشگاه نیز موفق‌تر عمل کنید. بنابراین اگر قصد دارید در خارج از کشور تحصیل کنید، آشنایی با زبان انگلیسی در حد نوشتن یک ایمیل ساده برایتان کافی نخواهد بود. کلاس زبان انگلیسی سفیر روی رشد تمام مهارت‌ها از جمله مهارت Writing، Speaking، Listening و Reading تمرکز دارد. با شرکت در دوره‌های عمومی و رسیدن به سطح بالاتر از متوسط (C1) می‌توانید به راحتی ایمیل بنویسید، مکالمه کنید و اپلای موفقی داشته باشید.
سخن پایانی
نحوه نوشتن ایمیل انگلیسی به استاد خارجی برای پذیرش، در افزایش شانس پذیرش بسیار موثر است. در این مطلب، ساختار یک ایمیل خوب و نمونه‌ای از آن را در اختیارتان قرار دادیم. امیدواریم این اطلاعات در ارتباط موثر با اساتید معتبر و دریافت پذیرش از یک دانشگاه خوب به شما کمک کند.
