همه‌چیز درباره نوشتن نامه‌ اداری انگلیسی + اصول نامه‌نگاری رسمی

نوشتن نامه‌ اداری انگلیسی Business Letter، برخلاف تصور بسیاری از افراد، کار دشواری نیست. به طور کلی در نامه‌های اداری و رسمی انگلیسی سعی داریم تا مطلب را بطور مستقیم و با پرهیز از زیاده‌گویی بیان کنیم. همچنین در نامه‌نگاری انگلیسی سعی داریم از زبان پیچیده استفاده نکنیم تا در درک منظور ما توسط خواننده مشکلی پیش نیاید. هر چه زبان نامه اداری ساده‌تر باشد، نامه‌ بهتری خواهیم داشت.

چطور نامه‌ اداری انگلیسی بنویسیم؟

 مراحل و اصول نامه‌نگاری اداری و رسمی انگلیسی

قبل از هر چیز، مطمئن شوید نام گیرنده را درست نوشته‎‌اید. همچنین در انتخاب عنوان دقت کنید. برای آقایان از Mr. به همراه نام خانوادگی و برای خانم‌ها از Ms. به همراه نام خانوادگی، پس از Dear استفاده کنید.برای خانم‌های متاهل می‌توانید از عنوان .Mrs هم استفاده کنید ولی در انگلیسی روز، به خصوص انگلیسی امریکن، استفاده از Ms. بهتر است.در شرایط خیلی غیر رسمی یا در حالتی که طرفین مکاتبات طولانی داشته و دوست هستند، می‌توان از اسم کوچک به جای عنوان استفاده کرد اما در این کار دقت کنید. در حالتی که نام گیرنده را نمی‌دانیم می‌توانید از عبارت Dear Sir or Madam استفاده کنید. اگر فقط جنسیت گیرنده را می‌دانیم، استفاده از Dear Sir یا Dear Madam هم درست است.

توجه کنید که عبارت To Whom It May Concern اگر چه در نامه نگاری انگلیسی به کار می‌رود، ولی عبارت خیلی مناسبی نیست چرا که خیلی سرد و بی‌روح محسوب می‌شود. به این دلیل توصیه می‌کنیم از این عبارت استفاده نکنید. علاوه بر این‌ها، می‌توانید از عناوین شغلی نیز استفاده کنید که این کار در مکاتبات درون سازمانی رایج‌تر است.

عبارات و اصلاحات رایج در نامه‌ رسمی انگلیسی

در نامه های رسمی انگلیسی انتهای عبارت سلام، در انگلیسی بریتیش ویرگول «،» و در انگلیسی امریکن دو نقطه «:» به کار می‌رود. البته می‌توانید از هیچ‌کدام از این‌ها استفاده نکنید.

نمونه هایی از چند عبارت رایج در نامه نگاری انگلیسی برای مورد خطاب قرار دادن گیرنده‌ی نامه در زیر آمده است.

Dear Mr. Smith,

Dear Ms. Mackenzie,

Dear Frederick Hanson:

Dear Editor-in-Chief:

Dear Valued Customer

Dear Sir or Madam:

Dear Madam

Dear Sir,

Dear Sirs

Gentlemen:

اکثرا نامه‌ اداری انگلیسی را می‌توان با یک جمله‌ی ادای سلام یا احترام شروع کرد. توجه کنید که احوالپرسی طولانی در نامه‌های رسمی و اداری جایی ندارد و باید از آن پرهیز شود.

عبارت‌های زیر را می‌توان به عنوان نمونه به کار برد.

I hope you are enjoying a fine summer.

Thank you for your kind letter of January 5th.

I came across an ad for your company in The Star today.

It was a pleasure meeting you at the conference this month.

I appreciate your patience in waiting for a response.

پس از سرآغاز کوتاه، در یک یا دو جمله هدف خود را از نوشتن نامه اعلام کنید.

I’m writing to enquire about…

I’m interested in the job opening posted on your company website.

We’d like to invite you to a members-only lunch on April 5th.

 پاراگراف دوم و سوم نامه رسمی انگلیسی

در ادامه طی چند پاراگراف کوتاه به توضیح موضوع بپردازید. توجه کنید که اگر موضوع نامه در یک پاراگراف به اتمام رسید، از نوشتن پاراگراف‌های اضافه خودداری کنید. به یاد داشته باشید که یکی از اصول نامه نگاری انگلیسی این است که نامه‌های اداری باید در حد امکان مختصر باشند.با این حال، معمولا اخبار بد یا حساس را در پاراگراف اول مطرح نمی‌کنند. بهتر است اخبار بد، رد کردن پیشنهادات، و اطلاعات حساس را داخل پاراگراف دوم قرار دهید. در زیر چند جمله برای اعلام حقایق نامطلوب و اخبار بد آورده شده.

• We regret to inform you…
• It is with great sadness that we…

After careful consideration we have decided…

 پاراگراف آخر نامه رسمی انگلیسی را چطور بنویسیم؟

درخواست‌ها، یادآوری‌ها و پیوست‌ها را در پاراگراف نهایی (Final Paragraph) ذکر کنید. در صورت نیاز، اطلاعات تماس خود را نیز در پاراگراف آخر اضافه کنید. معمولا نامه‌های اداری را با یک فراخوان برای اقدام به پایان می برند. عبارات زیر برای ختم نامه مناسب هستند.

I look forward to…

Please respond at your earliest convenience.

I should also remind you that the next board meeting is on February 5th.

For further details…

If you require more information…

Thank you for taking this into consideration.

I appreciate any feedback you may have.

Enclosed you will find…

Feel free to contact me by phone or email.

 خاتمه-Closing

در زیر، چند عبارت رایج برای خاتمه دادن به نامه‌ اداری انگلیسی آورده شده. پس از این عبارت نام کامل خود را درج کنید. در نامه‌ها اسم خود را با دست بنویسید (امضا کنید). این کار در ایمیل ضرورتی ندارد. پس از این عبارات معمولا ویرگول قرار می‌گیرد. البته، اگر در ابتدای نامه انگلیسی رسمی از علامت نگارشی استفاده نکردید، اینجا هم بهتر است استفاده نکنید.

Yours truly,

Yours sincerely,

Sincerely,

Sincerely yours

Thank you,

Best wishes

All the best,

Best of luck

Warm regards,

بهتر است در نوشتن نامه‌ اداری انگلیسی از لحن مکالمه‌ای استفاده کنید. این بدان معنی‌است که از جملات کلی پرهیز کنید و خواننده را به‌صورت مستقیم خطاب قرار دهید.

• سوالات خود را مستقیم بپرسید و از سوالات غیرمستقیم پرهیز کنید.
• در حد امکان از جملات معلوم (active) استفاده کنید.
• همواره خود را من (I) خطاب کنید و از استفاده‌ بی‌موردِ ما (we) خودداری کنید.
• از افعال Modal مودب استفاده کنید. (would به جای will)
• نامه را حتما بازخوانی کنید و جملات نامفهوم را بازنویسی کنید.
• در نامه‌ رسمی انگلیسی حتما تاریخ را ذکر کنید. برای جلوگیری از ابهام از نوشتن تاریخ عددی پرهیز کنید و ماه را نام ببرید.(Oct 21^st 2019)