اداره اقماری با هدف ایجاد پل ارتباطی سریع و آسان واحدهای شهرستان با ادارات دفتر مرکزی موسسه سفیر راه‌اندازی گردید. کلیه‌ی اساتید، پرسنل و حتی زبان‌آموزان واحدهای آموزشی موسسه‌ی سفیر در شهرستان‌ها می‌توانند با تماس با بخش مرتبط به کار خود نظرات، انتقادات و پیشنهادات خود را به آسانی به‌صورت حضوری (با اخذ وقت قبلی) و یا تلفنی با مدیر ارشد خود مطرح نمایند. همچنین می‌توانند برای پیگیری یا درخواست مدارک و امور اداری خود با هماهنگی این اداره بدون مراجعه به مرکزی و اتلاف وقت خود، اقدامات مورد نظر را به انجام برسانند.

همچنین برنامه‌ریزی و هماهنگی برگزاری دوره‌ها و کارگاه‌های آموزشی برای اساتید (TOJT) و یا پرسنل (SOJT) سفیر در شهرستان‌ها از طریق این اداره صورت می‌پذیرد. مدیران و کارشناسان این اداره با نظرسنجی و گردآوری آمار و اطلاعات، نیازهای آموزشی و یا اداری واحدها را استخراج و با هماهنگی شورای سیاست‌گذاری آموزش و یا اداره آموزش منابع انسانی محتوای مورد نظر را تولید می‌نماید.

مدیریت و نظارت بر عملکرد واحدهای شهرستان، در خصوص رعایت قوانین و مقررات سفیر و نیز یکسان بودن کیفیت تدریس کلیه واحد‌های شهرستان، برعهده‌ی بازرسان اداره اقماری می‌باشد. نظارت بر روش‌های اجرایی امور آموزشی-اداری و نیز فضای فیزیکی یکسان میان واحدهای سفیر در تهران و شهرستان‌ها از دیگر وظایف واحدهای اقماری به شمار می‌رود.