مکالمات تلفنی انگلیسی: اصطلاحات مهم در مکالمات تجاری و روزانه!

ممکن است فکر کنید که گرفتن تماس تلفنی به زبان انگلیسی کاری پیچیده و دشوار است، اما در واقع بسیار ساده‌تر از آن است که تصور می‌کنید. اگر به یک کشور خارجی سفر می‌کنید یا با یک شرکت خارجی همکاری دارید، باید بتوانید با تلفن مکالمه کنید. در این مقاله از سفیر مگ ابتدا تعدادی از اصطلاحات ضروری تماس تلفنی در زبان انگلیسی را بررسی خواهیم کرد، سپس به مکالمات رایج برای تماس‌های اداری و تجاری می‌پردازیم. درنهایت، چند نکته مهم را پیرامون مکالمه و چگونگی برقراری ارتباط در مکالمات تلفنی انگلیسی بررسی خواهیم کرد.

سرفصل‌های مقاله نمایش

چگونه اصطلاحات تلفنی به زبان انگلیسی را بیاموزیم؟ مکالمات انگلیسی پشت تلفن

یکی از مزایای یادگیری اصطلاحات تلفنی انگلیسی تجاری و عباراتی که در مکالمات روزمره به کار می‌روند، این است که می‌توانید از آن‌ها به راحتی در موقعیت‌های واقعی زندگی استفاده کنید. برای یادگیری بهتر، نکات زیر را فراموش نکنید:

از اشتباه کردن نترسید

در ابتدای استفاده از این اصطلاحات احتمالا اشتباهاتی خواهید داشت. این کاملا یک امر طبیعی است که یادگیری با اشتباه همراه باشد. معمولا در محیط بین‌المللی افراد نسبت به اشتباهات زبانی صبور هستند و شرایط را درک می‌کنند.

فراموش نکنید: اشتباه کردن بخشی جدایی‌ناپذیر از پیشرفت و یادگیری است.

از اشتباهات خود درس بگیرید

مزیت اشتباه کردن این است که می‌توانید از اشتباهاتتان درس بگیرید. هر بار که یک تماس تلفنی را تمام می‌کنید، اشتباهاتتان را یادداشت کنید و جملاتی را که به آن‌ها شک داشتید را بررسی کنید. اگر برایتان مقدور است (در صورت کسب رضایت طرف مقابل)، مکالماتتان را ضبط کنید. بعد از آن، در تنهایی یا به همراه یک راهنما به مکالماتتان گوش دهید و جملاتی که به تمرین بیشتر نیاز دارند را پیدا کنید.

یادداشت بردارید

زمانی که استرس دارید، امکان فراموشی کلمات افزایش می‌یابد. برای پیشگیری از این امر، قبل از تماس، نکات مهم تماس‌تان را یادداشت کنید. اگر کلمه خاصی هست که با آن مشکل دارید، آن‌ها را یادداشت و تمرین کنید تا اعتماد‌به‌نفس لازم برای استفاده از آن‌ها را در طول تماس داشته باشید. در کنار یادداشت‌های خود، فضای خالی برای نوشتن جواب‌ها بگذارید. به‌ یاد داشته باشید که اغلب در تماس‌های تلفنی از زبان ساده استفاده می‌شود و ادبیات پیچیده‌تر معمولا در ملاقات‌های رودر رو یا مکاتبات کتبی به‌کار می‌رود. تماس‌تان را با اعتماد‌به‌نفس شروع کنید، اصطلاحات لازم را به‌ یاد داشته باشید، یادداشت‌هایتان را در دسترس داشته باشید و در صورت نیاز، از طرف مقابل بخواهید تا حرفش را تکرار کند یا آهسته‌تر صحبت کند. با رعایت این موارد، دیگر برای مکالمه تلفنی به زبان انگلیسی مشکلی نخواهید داشت.

هر روز از حداقل سه عبارت جدید در مکالمات تلفنی‌تان استفاده کنید

بعد از مطالعه عبارت‌های زیر، روزانه سه تا از آن‌ها را انتخاب و در مکالمات‌تان از آن‌ها استفاده کنید. اگر از عبارت‌های جدید استفاده نکنید، آن‌ها را فراموش خواهید کرد. این عبارات به دایره لغات گذرا می‌پیوندند، یعنی احتمالا آن‌ها را خواهید شناخت ولی از آن‌ها استفاده نخواهید کرد. اگر نمی‌توانید در مکالمات تلفنی واقعی از آن‌ها استفاده کنید، در عوض مکالمات خیالی بسازید و در آن‌ها از این عبارات استفاده کنید.

بیشتر بخوانید: راه‌های تقویت مکالمه زبان انگلیسی

با دوستانتان تلفن‌بازی کنید

عبارت‌ها را بخوانید و با دوستتان مکالمه تلفنی را تمرین کنید. هنگام تمرین با یک دوست احتمالا استرس کمتری خواهید داشت. اگر کسی را ندارید که با او تمرین کنید، این کار را به تنهایی انجام دهید. بلند خواندن به انگلیسی، به تلفظ شما کمک می‌کند. اگر هنگام تمرین صدایتان را هم ضبط کنید، می‌توانید اشتباهاتتان را هم بیابید.

بیشتر بخوانید: پرکاربردترین کلمات زبان انگلیسی

اصطلاحات مهم و عبارات رایج در مکالمات تلفنی انگلیسی

Who’s calling, please?

شما؟

با این عبارت، مودبانه می‌توانید نام تماس گیرنده را بپرسید.

I’d like to speak to…

آیا می‌توانم با … صحبت کنم.

با این عبارت می‌توانید بگویید که با چه کسی می‌خواهید صحبت کنید.

کاربرد اصطلاح Speaking در مکالمات تلفنی انگلیسی

اگر شخص تماس گیرنده می‌خواهد با “علی” صحبت کند و شما خودتان علی هستید، با Speaking پاسخ می‌دهید که خلاصه شده عبارت: This is Ali speaking است.

I’m sorry, the line’s busy.

عذر می‌خواهم، خط اشغال است.

Would you mind holding?

لطفا صبر کنید.

Would you like to leave a message?

آیا مایل هستید تا پیغام بگذارید؟

Could you spell your name please?

لطفا اسمتان را هجی کنید.

استفاده از Extension number در مکالمه تلفنی انگلیسی

شماره داخلی – شماره‌ای که با آن می‌توانید با شخص خاصی در یک سازمان تماس بگیرید.

I’ll put you through to his office.

الان وصلتون می‌کنم به دفترشون.

Sorry, you’ve dialed the wrong number.

ببخشید، شماره را اشتباه گرفته‌اید.

چطور در مکالمات تلفنی انگلیسی خودمان را معرفی کنید؟

همه مکالمات تلفنی در انگلیسی تقریبا به یک شکل شروع می‌شوند، با معرفی کردن خود. با گفتن: Hello, this is (name). می‌توانید خودتان را معرفی کنید. اگر تلفن را جواب دادید و شخص مقابل خودش را معرفی نکرد، می‌توانید از عبارت:

May I ask who’s calling, please?

استفاده کنید تا نام او را جویا شوید. این عبارات را تمرین کنید تا اعتماد‌به‌نفستان برای شروع مکالمات تلفنی بالا برود.

بهترین روش مکالمه تلفنی انگلیسی، با may و could سوالات مودبانه بسازید

اگر می‌خواهید با شخص به‌خصوصی صحبت کنید، با may یا could می‌توانید به‌طور مودبانه درخواست خود را مطرح کنید.

به‌طور مثال، ?May I speak to Mr. Smith, please خیلی بهتر از .I want to speak to Mr. Smith است. زمانی که دلیل تماستان را بیان می‌کنید هم می‌توانید از سوالات مودبانه استفاده کنید. مثلا، اگر با یک هتل تماس گرفته‌اید، می‌توانید بگویید:

Could I talk to someone about booking a room, please?

نگه‌داشتن و اتصال تماس در مکالمات تلفنی انگلیسی

عبارت hold در طول تماس تلفنی به‌معنی صبر کردن است و هنگامی که شخص مقابل آماده اتصال تماس شما به شخص موردنظر باشد از عبارت transfer یا put you through استفاده خواهد کرد. به‌طور مثال:

Please hold… Ok, I’ll put you through to Mr. Smith.

بیشتر بخوانید: اصطلاحات پرکاربرد زبان انگلیسی تجاری

روش پیغام گذاشتن در مکالمات تلفنی انگلیسی

اگر شخص موردنظرتان قادر به صحبت نبود، به دو شکل می‌توانید برای او پیغام بگذارید:

مستقیما برایش یک پیام صوتی می‌گذارید
شخص سومی، پیغام شما را منتقل می‌کند.

روش کار در هر دو مورد یکسان است. حتما اسم خود، دلیل تماس و شماره‌‌ی تماس خود را ذکر کنید.

چگونه در مکالمات تلفنی انگلیسی درخواست تکرار یا آهسته صحبت کردن کنیم؟

حتی در زبان مادری هم گاهی لازم است از افراد بخواهیم تا حرفشان را تکرار کنند، به‌خصوص در مکالمات تلفنی. اگر کیفیت صدا نامناسب باشد، معمولا باید از طرف مقابل بخواهیم که حرفش را تکرار کند. همچنین می‌توانید از طرف مقابل بخواهید که ارام‌تر یا شمرده‌تر صحبت کند. به‌طور مثال، می‌توانید از عبارت:

Sorry, I didn’t quite that. Could you repeat it, please?

برای درخواست تکرار از عبارت:

Sorry, I’m having a little trouble hearing.

برای درخواست آرام‌تر صحبت کردن استفاده کرد.

Could you slow down a little?

اصطلاحات ضروری برای تماس‌های تجاری انگلیسی،مکالمات تلفنی تجاری انگلیسی

شاید به نظرتان مکالمات تلفنی انگلیسی و مخصوصا تلفن‌های تجاری بسیار پیچیده و دشوار باشند. اما با یادگیری اصطلاحات کلیدی و رایج، مکالمات تجاری تلفنی خیلی ساده‌تر خواهند شد. برای این منظور فهرستی از ۴۰ اصطلاح رایج و ضروری آماده کرده‌ایم تا مکالمات تلفنی انگلیسی را برای شما تسهیل کنیم. با یادگیری این اصطلاحات تماس‌های تلفنی تجاری برای شما مثل آب خوردن ساده می‌شوند.

عبارات رایج مکالمه تلفنی انگلیسی، جواب دادن به تلفن

هنگامی که در محل کار جوابگوی تلفن هستید، ضروری است با لحن و ادبیات حرفه‌ای از تماس‌گیرنده استقبال کنید. برای این‌کار می‌توانید از دو الگوی زیر استفاده کنید:

1. Hello/Good morning/Good afternoon. [Company name], [Your name] speaking, how may I help you?

پس از سلام کردن، نام شرکت و سپس نام خودتان را بگویید و بپرسید چه کمکی ازتان بر می‌آید. دقت کنید، استفاده از نام کوچک یا نام خانوادگی، بستگی به فرهنگ رایج دارد.

به‌طور مثال:

Good morning! Safir Language Academy, Alireza Safari speaking. How may I help you?

با این ساختار، خیلی سریع خودتان و شرکتتان را به تماس گیرنده معرفی کرده، و به او اجازه می‌دهید دلیل تماسش را بیان کند.

2. [Company name], [your name] speaking.

ساختار دوم، مختصر شده ساختار اول است و برای اغلب موارد کافی است.

به‌طور مثال:

Safir Language Academy, Alireza Safari speaking.

شروع مکالمه تلفنی در زبان انگلیسی، تماس گرفتن

هنگامی که شما گیرنده تماس هستید، فرصت بیشتری برای آماده شدن دارید. برای استقبال از کسی که با او تماس گرفته‌اید می‌توانید از یکی از عبارات زیر استفاده کنید.

3. Hello, this is [your name] from [company name].

برای مثال، اگر من تماس بگیرم، باید بگویم:

Hello, this is Alireza Safari from Safir Language Academy.

4. Hi, it’s [your name] from [company name].

اگر خواستید دوستانه‌تر صحبت کنید و لحن‌تان کمتر رسمی باشد، می‌توانید از این ساختار استفاده کنید. مثلا:

Hi, it’s Alireza from Safir Language Academy.

شخصی را خواستن در مکالمات تلفنی تجاری انگلیسی

اگر می‌دانید دقیقا با چه کسی می‌خواهید صحبت کنید می‌توانید از یکی از گزینه‌های زیر استفاده کنید.

5. May I speak to [person’s name]?

عبارت فوق سوال است و لحنی رسمی و مودبانه دارد. مثلا:

May I (please) speak to Mr. Smith?

6. I’d like to speak to [person’s name], please.

اگر اطمینان دارید که شخص مورد نظر می‌تواند با شما صحبت کند، می‌توانید از این عبارت استفاده کنید. مثلا:

I’d like to speak to Mr. Smith, please.

ارائه دلیل برای تماس تلفنی در زبان انگلیسی

در ابتدای تماس، بهتر است دلیل تماس گرفتن را مشخص کنید. با مشخص کردن موضوع، هر دو نفر می‌توانند روی موضوعات مرتبط تمرکز کنند.

7. I’m calling to ask about/discuss/clarify…

I’m calling to ask about your current promotions.

8. I just wanted to ask …

I just wanted to ask if you need any more articles for next month’s magazine.

9. Could you tell me …?

Could you tell me the address of Friday’s networking event?

خوش و بش کردن در مکالمات تلفنی تجاری انگلیسی

اگر بخواهید با کسی رفتاری دوستانه داشته باشیم، می‌توانیم با او خوش و بش کنیم. معمولا می‌توانید راجع‌به روزتان صحبت کنید، و یا اگر در مکالمات قبلیتان موضوعی مطرج شده، به آن اشاره کنید.

10. Hi, [first name], how are you?

عبارت فوق خیلی کلی است و به‌خصوص وقتی موضوع خاصی برای صحبت ندارید به‌کار می‌رود.

11. How are you getting on with…?

این عبارت دوم باید زمانی استفاده شود که جزئیات خاصی را از تماس‌های قبلی یه یاد دارید. به طور مثال، شاید به یاد دارید که شرکت قصد داشته تا مکان دفتر را به مکان جدید منتقل کند. در این حالت می‌توانید بپرسید:

How are you getting on with the preparations to change office buildings next month?

گرفتن پیغام در مکالمات تلفنی تجاری انگلیسی

اگر جواب تلفن را دادید و تماس‌گیرنده می‌خواست با کسی که در دفتر نیست صحبت کند، باید پیام او را بگیرید. برای این‌کار می‌توانید از عبارات زیر استفاده کنید.

12. I’m sorry, she/he’s not here today. Can I take a message?

13. I’m afraid he/she’s not available at the moment. Can I take a message?

جمله دوم به تماس‌گیرنده اطلاعی نمی‌دهد که چرا شخص مورد نظر نمی‌تواند پاسخ‌گوی تلفن باشد. اگر دلیل را می‌دانید، و می‌توانید آن را با تماس گیرنده مطرح کنید، می‌توانید جمله‌ای مثل جمله زیر به‌کار ببرید.

I’m afraid she’s in a meeting until 4p.m. Can I take a message?

14. Could I ask who’s calling, please?

با استفاده از این عبارت می‌توانید مودبانه هویت تماس‌گیرنده را جویا شوید.

15. I’ll give him/her your message as soon as he/she gets back.

بعد از اینکه پیام تماس‌گیرنده را یادداشت کردید، می‌توانید از این عبارت استفاده کنید.

بیشتر بخوانید: سوالات رایج در مصاحبه کاری انگلیسی

گذاشتن پیغام در مکالمات تلفنی انگلیسی تجاری

از طرف دیگر هنگامی که تماس می‌گیرید و شخص مورد نظرتان نمی‌تواند جوابگوی تلفن باشد، شما باید برای او پیغام بگذارید. برای این کار می‌توانید از عبارت‌های زیر استفاده کنید.

16. Could you please take a message? Please tell her/him that…

Could you please take a message? Please tell him that Alireza from accounting called about Mr. Smith’s expense report.

17. I’d like to leave her/him a message. Please let her/him know that…

I’d like to leave him a message. Please let him know that tomorrow’s lunch meeting is cancelled.

پرسیدن اینکه شخصی کی در دسترس خواهد بود

اگر نمی‌خواهید پیغام بگذارید، می‌توانید بپرسید که شخص مورد نظرتان کی می‌تواند صحبت کند و کی می‌توانید مجدد تماس بگیرید.

18. When is a good time to call?

19. When is she/he going to be back?

خواستن اطلاعات در مکالمات تلفنی تجاری انگلیسی

وقتی از کسی اطلاعات می‌خواهید، مودب بودن بسیار مهم است. برای درخواست از سوال و افعال مودال مثل “could” استفاده کنید.

20. Could I ask what company you are with?

21. Could you give me your mobile number, please?

درخواست تکرار اطلاعات کردن در مکالمات تلفنی تجاری انگلیسی

اگر پشت تلفن متوجه صحبت کسی نشدید، نگران نباشید. این اتفاق حتی در زبان مادری هم می‌افتد. کافی است از شخص مقابل بخواهید تا حرفش را تکرار کند:

I’m sorry, could you please repeat that?

اگر لازم شد اسمی را یادداشت کنید، بهتر است بخواهید اسم را برای شما هجی کنند. برای این کار می‌توانید از هر یک از عبارات زیر استفاده کنید.

22. Could you spell that for me, please?

23. How do you spell that, please?

برای اطمینان از صحت اطلاعات، همیشه می‌توانید آنها را تکرار کنید.

24. Let me see if I got that right.

Let me see if I got that right. Your name is Joe Biden, B-I-D-E-N, and your phone number is 555-2211, correct?

ممکن است کیفیت خط یا اتصال بد باشد و مجبور شوید از شخص مقابل بخواهید بلندتر صحبت کند.

25. Would you mind speaking up a bit? I can’t hear you very well.

هر گاه چیزی را متوجه نشدید، از شخص مقابل بخواهید آن را تکرار کند. شاید اطلاعات مهمی باشد، پس چیزی را از دست ندهید.

26. I’m sorry, I didn’t catch your first name.

انجام هماهنگی در مکالمات تلفنی به انگلیسی

اگر لازم شد برای تجاری هماهنگی انجام دهید، ضروری است در هنگام مذاکرات مودب باشید. عبارت‌های زیر برای این منظور مفید هستند:

27. Shall we say January 20?

28. How about the following week?

29. Would the week of January 18 work for you?

درخواست کردن پیشنهاد در مکالمات تلفنی تجاری انگلیسی

هنگامی که درباره زمان و مکان کارها مذاکره می‌کنید، می‌توانید از طرف مقابل بخواهید پیشنهادهایش را مطرح کند. این کار نشان ادب و احترام به شخص مقابل است.

30. What would you suggest?

31. Do you have a time/place in mind?

درخواست کردن در مکالمات تلفنی تجاری انگلیسی

وقتی از دیگران می‌خواهید که تجاری را برای شما انجام دهند، مودب بودن ضروری است. برای این کار می‌توانید از کلمات “could” و “please” استفاده کنید:

32. Could you send me an email with the detailed offer?

33. Do you mind sending me the report again, please?

قول انجام تجاری را دادن

زمانی که قول انجام تجاری را می‌دهید، بهتر است بازه زمانی انجام کار را هم مشخص کنید. فراموش نکنید که در زمان انگلیسی بعد از عباراتی نظیر “when” و “as soon as” از زمان آینده استفاده نمی‌شود.

34. I’ll ask him to call you as soon as he gets back.

دقت کنید که بعد از “as soon as” از فعل با زمان حال استفاده می‌کنیم.

35. I’ll send you the report as soon as possible.

گفتن این که نمی‌توانید کمک کنید

در برخی شرایط نخواهید توانست به شخص مقابل کمک کنید، و بیان این امر شاید سخت باشد. فراموش نکنید که مودب و محکم باشید.

36. I’m afraid I can’t give you that information.

37. Sorry, but I’m not allowed to give details about that.

پایان دادن به تماس‌های تجاری به انگلیسی

فراموش نکنید که از شخص مقابل بابت تماس یا کمک تشکر کنید. برای این کار می‌توانید از عبارت‌های زیر استفاده کنید:

38. Thank you very much for your help.

39. Thanks for calling.

40. Thank you for your time.

هنگامی‌که این اصطلاحات را تمرین کردید، اعتماد به‌نفس بالاتری در حین مکالمات تلفنی انگلیسی اداری خواهید داشت. فراموش نکنید که هر روز تمرین کنید و به یاد داشته باشید: مهم نیست که چند وقت است که زبان انگلیسی یاد می‌گیرید، مهم این است که با لبخند به تلفن پاسخ دهید.

مکالمه زبان انگلیسی با دوره فشرده مکالمه سفیر!

یادگیری زبان انگلیسی در منزل کار ساده‌ای نیست و بخصوص اگر با ساختارهای زبانی آشنا نباشید، این پروسه بسیار زمان‌بر خواهد بود. برای کوتاه شدن این مسیر پیشنهاد می‌شود از میانبرهای استاندارد همچون دوره‌های زبان استفاده کنید. موسسه زبان سفیر، یکی از پیشروترین آموزشگاه‌های زبان در ایران است که دوره‌های استاندارد مکالمه را طراحی کرده است. برای آشنایی بیشتر با این دوره‌ها روی لینک زیر کلیک کنید.

دوره فشرده مکالمه انگلیسی