Cover Letter چیست؟ چرا مهم است و چطور آن را بنویسیم؟
بعد از هفته‌ها جستجوی شغل، تقریبا به آگهی دلخواهتان رسیده‌اید، رزومه خود را کامل کرده‌اید و جالب‌ترین مشاغلی را که می‌خواهید برای آنها درخواست دهید لیست کرده‌اید. حتی از یک دوست یا مشاور برای تک‌تک سوالات مصاحبه کمک گرفته‌اید. اما پس از آن، قبل از اینکه بتوانید درخواست خود را بفرستید، به یاد می‌آورید که آگهی کار نیاز به یک Cover Letter (کاور لتر) دارد. اکنون شما در این فکر هستید که چگونه یک Cover Letter بنویسید… وحشت نکنید! ما اینجا هستیم که بگوییم نوشتن کاور لتر، بسیار ساده‌تر از آن چیزی است که فکر می‌کنید. در این راهنما، ما به شما آموزش می‌دهیم که چگونه نامه‌ای بنویسید که شما را به شغلی که شایسته آن هستید برساند. بیایید با اصول اولیه شروع کنیم!
Cover Letter چیست؟ (و چرا مهم است؟)
Cover Letter یک سند یک صفحه‌ای است که شما به‌عنوان بخشی از درخواست شغلی خود (همراه با رزومه یا CV) ارسال می‌کنید. هدف آن معرفی شما و خلاصه‌ای از سوابق حرفه‌ای شماست. به‌طور متوسط، نامه شما باید بین 250 تا 400 کلمه باشد. یک کاور لتر خوب، می‌تواند علاقه مدیر منابع انسانی را برانگیزد و آنها را وادار به خواندن رزومه شما کند. از طرف دیگر، یک کاور لتر بد ممکن است به این معنی باشد که درخواست شما مستقیما داخل دستگاه کاغذ خردکن می‌رود. بنابراین، برای اطمینان از اینکه این اتفاق نمی‌افتد، ضروری است که بدانید چگونه یک Cover Letter قانع‌کننده بنویسید. شاید بپرسید که یک Cover Letter چه ویژگی‌هایی دارد؟ در ادامه به این سوال پاسخ خواهیم داد.
چطور یک Cover Letter بنویسیم؟
به خاطر داشته باشید که Cover Letter مکمل رزومه شماست، نه جایگزین آن. به این معنی که در هنگام نوشتن Cover Letter شما فقط هر آنچه در رزومه شما ذکر شده است را تکرار نمی‌کنید. اگر برای اولین بار است که یک Cover Letter می‌نویسید، نوشتن همه اینها ممکن است بسیار سخت به نظر برسد. هرچه باشد شما احتمالا یک نویسنده حرفه‌ای نیستید. با این حال، مسئله این است که شما نیازی به خلاقیت یا حتی مهارت بالا در رایتینگ ندارید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که از یک قالب آزمایش شده پیروی کنید:
Header – اطلاعات تماس را وارد کنید
درود بر مدیر استخدام
Opening paragraph – توجه خواننده را با 2-3 دستاورد برتر خود جلب کنید
Second paragraph – توضیح دهید که چرا شما کاندیدای عالی برای این شغل هستید
Third paragraph – توضیح دهید که چرا برای شرکت مناسب هستید
یک پایان رسمی
یا، در عمل به این صورت است:
نحوه نوشتن Cover Letter عالی (برای استخدام!)
اکنون که اصول اولیه را از سر راه برداشته‌ایم، می‌خواهیم گام‌به‌گام شما را در فرآیند نوشتن یک نامه حمایتی (Cover Letter) راهنمایی کنیم.
1. یک الگوی مناسب برای Cover Letter خود انتخاب کنید
به‌طور کلی یک Cover Letter خوب، گذاشتن اولین تاثیر درست است. بنابراین، چه راهی بهتر از یک قالب بصری با فرمت مناسب برای ایجاد یک اثر مثبت وجود دارد؟ پس این لطف را در حق خودتان کنید، کمی زمان بگذارید و یک تمپلیت مناسب برای Cover Letter خود انتخاب کنید. یا اگر خودتان با طراحی آشنایی دارید، براساس یک ساختار درست مانند عکس بالا، یک تمپلیت مختص خودتان طراحی کنید.
2. Cover Letter را با یک سربرگ یا Header شروع کنید
مانند رزومه، مهم است که کاور لتر خود را با بخش اطلاعات تماس شروع کنید، لازم است تمام اطلاعات ضروری را ذکر کنید، از جمله:
Full Name نام و نام خانوادگی
Phone Number شماره تلفن
Email پست الکترونیک
Date تاریخ
Name of the hiring manager / their professional title نام مدیر استخدام / عنوان حرفه‌ای آنها
Name of the company you’re applying to نام شرکتی که برای آن درخواست می‌دهید
برای پوزیشن‌های خاص، بهتر است موارد زیر را نیز در نظر بگیرید:
- پروفایل رسانه‌های اجتماعی: هر نوع پروفایلی که به رشته شما مرتبط است. برای مثال، پروفایل‌های اجتماعی در وب‌سایت‌هایی مانند LinkedIn، GitHub (برای توسعه‌دهندگان وب)، Medium (برای نویسندگان) و غیره.
- وب‌سایت شخصی: اگر وب‌سایت شخصی دارید که به نوعی برای برنامه شما ارزش‌افزوده دارد، آن را ذکر کنید. اگر شما یک نویسنده حرفه‌ای هستید؛ در این صورت، به وبلاگ خود لینک دهید.
نکته: چیزهایی که نباید در هدر خود ذکر کنید:
- آدرس کامل شما
- ایمیل غیرحرفه‌ای: مطمئن شوید که ایمیل شما قابل ارائه است. اگر آدرس ایمیل شما “brooklyplaya@gmail.com” باشد، برای یک مدیر استخدام بسیار سخت است که شما را جدی بگیرد. هر زمان که برای شغل درخواست می‌دهید، از این قالب استفاده کنید:
“[نام] + [نام خانوادگی] @email provider.com”
برای مثال: AliShahbazi@gmail.com
- تطبیق رزومه و Cover Letter
3. به‌طور مستقیم مدیر استخدام را موردخطاب قرار دهید
هنگامی که اطلاعات تماس خود را به درستی فهرست کردید، باید شروع به نوشتن محتویات Cover Letter کنید. اولین کاری که در اینجا باید انجام دهید این است که Cover Letter خود را برای مدیر استخدام(HR) بنویسید. درست است، مستقیما به مدیر استخدام! نه اینکه صرفا با عبارت رایج “آقا یا خانم عزیز” شروع کنید. شما قرار است به رئیس آینده خود نشان دهید که تحقیقات خود را انجام داده‌اید و واقعا مشتاق کار با تیم آنها هستید. هیچکس نمی‌خواهد کارجویی را استخدام کند که با چشم بسته(!) برای بیش از 20 شرکت درخواست ارسال می‌کند و امیدوار است در یکی از آنها استخدام شود.
چطور متوجه می‌شوید که مدیر استخدام شرکت موردنظرتان کیست؟ راه‌های مختلفی برای این کار وجود دارد.
ساده‌ترین گزینه، جستجوی رئیس بخش مربوطه در لینکدین است. فرض کنید برای شرکت X درخواست ارسال می‌کنید. در اغلب شرکت‌ها، مدیر استخدام همان مدیر ارتباطات است. بنابراین، شما یک جستجوی سریع به این صورت در لینکدین انجام می‌دهید: Chief Communications Officer X به جای X نام شرکت موردنظرتان را بنویسید و مدیر استخدام خود را پیدا کنید.(اگر با CCO یا Chief Communications Officer به نتیجه نرسیدید، از HR Manager یا Recruiter استفاده کنید).
یا فرض کنید برای موقعیت یک گارسون درخواست می‌دهید. در این صورت، شما به دنبال «Restaurant Manager» هستید. اگر بازهم به نتیجه نرسیدید، می‌توانید صفحه “Team” را در وب‌سایت شرکت نیز بررسی کنید. احتمالش بالاست که فرد مناسب را در آنجا پیدا کنید.
اگر با هیچ روشی نتوانستید فرد مناسب را پیدا کنید، نگران نباشید. در اینجا چند روش دیگر وجود دارد که می‌توانید از آنها استفاده کنید، از این عبارات در ابتدای نامه خود استفاده کنید:
Dear [Department] Hiring Manager
Dear Hiring Manager
To whom it may concern
Dear [Department] Team
4. برای Cover Letter خود، یک مقدمه جالب توجه بنویسید!
اولین برداشت‌ها مهم هستند، به‌خصوص وقتی صحبت از جستجوی شغل می‌شود. استخدام‌کنندگان صدها و گاهی حتی هزاران درخواست دریافت می‌کنند. به احتمال زیاد، آنها قرار نیست تک‌تک Cover Letterها را از ابتدا تا انتها بخوانند. بنابراین، مهم است که از همان پاراگراف اول، توجه آنها را جلب کنید. مشکل اولی که ما در اکثر پاراگراف‌های آغازین نامه می‌بینیم این است که معمولاً بسیار کلی هستند.
یک مثال که با پاراگراف اشتباه شروع شده باهم ببینیم:
Hey, my name is Ali and I’d like to work as a Sales Manager at XYZ Inc. I’ve worked as a sales manager at Safir Inc. for 3+ years, so I believe that I’d be a good fit for the position.
به نظر شما مشکل این پاراگراف چیست؟ این پاراگراف آغازین تقریبا چیزی را بیان نمی‌کند به جز این که شما قبلا کار را انجام داده‌اید. آیا می‌دانید چه کسی تجربه کاری مشابه دارد؟ همه متقاضیان دیگری که با آنها رقابت می‌کنید!!!
در عوض، بهتر است با ۲ تا ۳ دستاورد برتر خود شروع کنید تا توجه خواننده را جلب کنید. ترجیحاً، دستاوردها باید تا حد امکان مرتبط با موقعیت شغلی مورد درخواستتان باشد.
حالا نگاهی به مثال زیر بیندازید:
Dear Josh,
My name’s Mona and I’d like to help XYZ Inc. hit and exceed their sales goals as a Sales Manager. I’ve worked with Company X, a fin-tech company, for 3+ years. As a Sales Representative, I generated an average of $30,000+ in sales per month (beating the KPIs by around 40%). I believe that my previous industry experience, as well as excellence in sales, makes me the right candidate for the job.
تفاوت بین این دو مثال را می‌بینید؟ اگر شما به جای مدیر استخدام بودید، کدام مدیر فروش را استخدام می‌کردید، علی یا مونا؟
اکنون که مقدمه را پوشش دادیم، بیایید در مورد متن نامه شما صحبت کنیم. این بخش به دو پاراگراف تقسیم شده است: اولین پاراگراف برای توضیح اینکه چرا شما فرد مناسبی برای این کار هستید، و دومی برای اثبات اینکه شما برای شرکت مناسب هستید. پس، بیایید شروع کنیم…
5. توضیح دهید که چرا شما فرد مناسبی برای این شغل هستید؟
اینجاست که مهارت‌های حرفه‌ای خود را نشان می‌دهید و مدیر منابع انسانی را متقاعد می‌کنید که نسبت به سایر متقاضیان برای این شغل مناسب‌تر هستید. اما قبل از اینکه چیزی بنویسید، باید بدانید که مهمترین الزامات برای این پوزیشن شغلی چیست. بنابراین، آگهی استخدام را باز کنید و مشخص کنید که کدام یک از مسئولیت‌ها مهمتر هستند. به عنوان مثال، فرض کنید برای موقعیت یک Facebook Advertiser درخواست می‌دهید. آگهی را بررسی می‌کنید و می‌بینید که الزامات اصلی عبارتند از:
- Experience managing a Facebook ad budget of $10,000+ / month
- Some skills in advertising on other platforms (Google Search + Twitter)
- Excellent copywriting skills
اکنون، در این بخش، باید در مورد چگونگی انجام این الزامات صحبت کنید. بنابراین، برای مثال بالا، چیزی شبیه این، توضیح خوبی است:
In my previous role as a Facebook Marketing Expert at XYZ Inc. I handled customer acquisition through ads, managing a monthly Facebook ad budget of $20,000+. As the sole digital marketer at the company, I managed the ad creation & management process end-to-end. Meaning, I created the ad copy, images, picked the targeting, ran optimization trials, and so on.
Other than Facebook advertising, I’ve also delved into other online PPC channels, including:
- Google Search
- Quora
6. توضیح دهید که چرا برای شرکت مناسب هستید؟
هنگامی که آخرین پاراگراف را نوشتید، ممکن است فکر کنید که “من واقعا در این کار متخصص هستم! چه چیز دیگری باید بنویسم؟” من فقط Cover Letter را جمع‌بندی می‌کنم و دکمه SEND را فشار می‌دهم. خب نه. کار شما هنوز تمام نشده است! مدیر منابع انسانی فقط به این توجه نمی‌کند که آیا شما در این کار خوب هستید یا خیر. آنها به دنبال شخصی هستند که برای فرهنگ سازمانی شرکت نیز مناسب باشد. به هر حال، کارمندانی که مناسب نیستند، دیر یا زود مجبور به ترک کار هستند. که این امر به‌‌خودی‌خود، هزینه‌های غیرقابل جبرانی برای شرکت به همراه دارد.
شما باید مدیر منابع انسانی را متقاعد کنید که واقعا مشتاق همکاری با آنها هستید.
چگونه این کار را انجام می‌دهید؟ خوب، برای شروع، باید در مورد شرکت تحقیق کنید. شما چیزهایی مانند اینها را نیاز دارید:
- مدل کسب‌وکار(Business Model) شرکت چیست؟
- محصول یا خدمات شرکت چیست؟ آیا از آن استفاده کرده‌اید؟
- فرهنگ سازمانی شرکت چگونه است؟ آیا شخصی کار شما را بهصورت خرد مدیریت خواهد کرد(Micro-Managing) یا در نحوه انجام کارها استقلال خواهید داشت؟
بنابراین، به سراغ Google بروید. به احتمال زیاد، تمام اطلاعات موردنیاز خود را یا در وب‌سایت شرکت یا جایی در وب پیدا خواهید کرد. سپس، باید بفهمید که چه چیزی را درباره آن شرکت دوست دارید و آن را به متن تبدیل کنید. برای مثال، فرض کنید که شما به محصول آنها علاقه دارید و فرهنگ innovation / independent work در آن سازمان را دوست دارید. برای مثال، شما چیزی شبیه به این خواهید نوشت:
مثال صحیح:
I’ve personally used the XYZ Smartphone, and I believe that it’s the most innovative tech I’ve used in years. The features such as Made-Up-Feature #1 and Made-Up-Feature #2 were real game changers for the device.
I really admire how Company XYZ thrives for excellence for all its product lines, creating market-leading tech. As someone that thrives in a self-driven environment, I truly believe that I and Company XYZ will be a great match.
نکته دیگر این است این است که حال که چیزی برای نوشتن دارید، بهتر است از جملات کلیشه‌ای استفاده نکنید. اکثر کارجویان دچار این اشتباه می‌شوند. بیایید نگاهی به یک مثال رایج بیندازیم:
مثال نادرست:
I’d love to work for Company XYZ because of its culture of innovation. I believe that since I’m super creative, I’d be a good fit for the company. The company values of integrity and transparency really vibe with me.
اینجا چه مشکلی وجود دارد؟ مثال واقعا چیزی در مورد شرکت نمی‌گوید. “culture of innovation” یا “فرهنگ نوآوری” چیزی است که اکثر شرکت‌ها ادعا می‌کنند که دارند. همین امر در مورد “values of integrity and transparency” نیز صدق می‌کند. واضح است که نویسنده صرفا ارزش‌های سازمان را در گوگل جستجو کرده و گفته که آنها را دوست دارد! شک نکنید، هر مدیر استخدامی که این مطلب را بخواند، متوجه خواهد شد. بنابراین، مطمئن شوید که تحقیقات زیادی انجام دهید و دلایل خوبی برای درخواست خود بیابید.
7. Cover Letter را با یک Call To Action مناسب پایان دهید!
درنهایت، زمان آن است که Cover Letter خود را تمام کنید و نتیجه را بنویسید. در پاراگراف پایانی:
- نکاتی را که نتوانستید در پاراگراف‌های قبلی جمع‌بندی کنید، بنویسید. حرفی برای گفتن دارید؟ اطلاعات دیگری که می‌تواند به مدیر استخدام در تصمیم‌گیری کمک کند؟ در اینجا ذکر کنید.
- از مدیر استخدام برای وقت گذاشتن تشکر کنید. مودب بودن ضرری ندارد، تا زمانی که حالت نیازمندانه نداشته نباشید.
- Cover Letter خود را با دعوت به اقدام به پایان برسانید. آخرین جمله در کاور لتر شما باید فراخوانی برای اقدام باشد. باید از مدیر استخدام بخواهید که اقدامی انجام دهد.
و حالا بیایید این را به یک مثال عملی تبدیل کنیم:
مثال خوب:
So to wrap it all up, thanks for looking into my application. I hope I can help Company X make the most out of their Facebook marketing initiatives. I’d love to further discuss how my previous success at XYZ Inc. can help you achieve your Facebook marketing goals.
8. از یک پایان رسمی مناسب استفاده کنید.
وقتی پاراگراف آخر را تمام کردید، تنها کاری که باید انجام دهید این است که یک «خداحافظ» رسمی بنویسید و آماده رفتن شوید! به‌راحتی می‌توانید از یکی از محبوب‌ترین نتیجه‌گیری‌ها برای یک Cover Letter استفاده کنید:
Best Regards,
Kind Regards,
Sincerely,
Thank you,
و بالاخره کارمان تمام شد! قبل از ارسال Cover Letter، مطمئن شوید که آن را با نرم‌افزارهایی مانند Grammarly تصحیح کنید، یا حتی از یک دوست بخواهید آن را برایتان بررسی کند. قبلا از بستن این صفحه بیایید یک‌بار دیگر باهم مطمئن شویم که به‌خوبی از پس نوشتن Cover Letter برمی‌آیید.
چک‌لیست نگارش یک Cover Letter!
- آیا عنوان پوشش نامه شما شامل تمام اطلاعات ضروری است؟ نام و نام خانوادگی، ایمیل حرفه‌ای، شماره تلفن، تاریخ، پروفایل رسانه‌های اجتماعی
- آیا شخص مناسبی را خطاب می‌کنید؟ سرپرست مستقیم آینده شما / مدیر استخدام شرکت
- آیا پاراگراف مقدماتی شما توجه خواننده را جلب می‌کند؟
- آیا به 2 الی 3 دستاورد مهم خود اشاره کردید؟
- آیا از اعداد و حقایق برای دفاع از تجربه خود استفاده کردید؟
- آیا به‌خوبی نشان دادید که برای این کار مناسب و متخصص هستید؟
- آیا الزامات اصلی جایگاه شغلی را شناسایی کردید؟
- آیا به‌خوبی بیان کردید که چطور تجربیاتتان به شما کمک می‌کند تا شرایط را کاملا برآورد کنید؟
- آیا مدیر استخدام را متقاعد می‌کنید که به شرکتی که برای آن درخواست می‌دهید علاقه‌مند هستید؟
- آیا 3 مورد برتری را که درباره شرکت دوست دارید، شناسایی کردید؟
- آیا از دلایل کلیشه‌ای برای توضیح علاقه خود به شرکت اجتناب کردید؟
- آیا نتیجه‌گیری را با دعوت به اقدام، نهایی کردید؟
- آیا از پایان‌بندی رسمی مناسبی برای Cover Letter خود استفاده کردید؟
عال بود. از شما نهایت تشکر را دارم.
قربانت اتابک جان 🙂